Moderne Dokumentenmanagementsysteme (DMS) bieten die Möglichkeit der Volltextindizierung des gesamten in ihnen enthaltenen Textes. Ein leistungsfähiges Suchmodul über die kompletten Textinhalte der Dokumente hinweg eröffnet Möglichkeiten der Detailsuche, die mit klassichen Dateiablage schlicht nicht möglich sind.

Voraussetzung für die Volltextsuche innerhalb der archivierten Dokumente ist die Umwandlung der gedruckten Texte zu maschienenlesbaren Textzeichen, also digitalen Texten. Die Texterkennung selbst stellt noch immer eine besondere  Herausforderung für die Verarbeitungssysteme dar. Die Verschiedenartigkeit von Schriftart, Zeichengröße und Satz erschweren die Erfassung von ganzen Worten. Die Unzulänglichkeiten der optischen Erfassung der Dokumente (Unschärfen, Drehungen, Verzerrungen) müssen mit hohem Rechenaufwand ausgeglichen werden.
Idealerweise bringt ein gutes Dokumentenmanagementsystem ein leistungsfähiges Texterkennungsmodul gleich mit. In bestimmten Situation kann es aber auch sinnvoll sein ein vorgelagertes Texterkennungsmodul zu benutzen und dann die bereits texterkannten Dokumente dem Volltextindes des DMS zuzuführen. Dies kann z.B. sinnvoll sein, wenn Texterkennung und Archivierung im DMS ortsverschieden stattfinden, z.B. wenn ein Unternehmen mit zentralem Datenbestand Dokumente aus vielen Filialen zugeliefert bekommt.